YMS: O que é um Yard Management System?
Você já ouviu falar de YMS (sistema de gestão de pátio)? Já pensou sobre as responsabilidades de um YMS? Para responder essas perguntas é necessário dar um passo para trás e entender o TMS e o WMS.
Se você trabalha na área logística, certamente teve que considerar a implantação de um sistema de gestão de armazém (WMS). Se você controla sua própria frota, também já teve que considerar o uso de um sistema de gestão de transporte (TMS). Mas fica a pergunta: você já considerou utilizar um sistema de gestão de pátio (YMS)?
O que é um YMS?
YMS (Yard Management System ou Sistema de Gestão de Pátio), é uma ferramenta de monitoramento, gestão e controle dos recursos e eventos que estão presentes na planta intralogística. Seu objetivo é principalmente auxiliar na orquestração das operações que ocorrem durante as movimentações de veículos dentro e muitas vezes fora da empresa.
Por que ter um sistema de gestão de pátio?
Sistemas YMS são indicados para empresas onde o fluxo de veículos é significativo o bastante para exigir uma política ou fluxo de trabalho. Ou seja, se você precisa saber quando e onde os veículos estão/estarão, você certamente precisa de um YMS.
Se você deseja conhecer a capacidade das suas docas/baias/unidades de negócio, um YMS certamente te ajudará a conhecer essas métricas.
Uma gestão de pátio sem um YMS se torna morosa e extremamente manual por um motivo básico: WMS e TMS não cobrem 100% do processo logístico.
WMS e TMS não cobrem 100% do processo logístico.
WMS – Warehouse Management System
Sistemas WMS cobrem muito bem o lado de dentro do seu armazém, fazendo o planejamento de separação e estoque, bem como outros fatores que acontecem do lado de dentro do seu armazém. No entanto, não é esperado que um WMS gerencie recursos fora do warehouse.
TMS – Transportation Managent system
Sistemas TMS já tem o foco no transporte. Geralmente cobrem muito bem a gestão de recursos de transporte, bem como custos, cargas, rotas, entre outros recursos para que a entregas ocorram como esperado.
Uma zona escura até a entrega
Visto que o WMS cobre dentro do armazém e o TMS cobre os processos de transporte, é inevitável pensar que seria necessário administrar os recursos como agendamentos de motoristas, ordem de carregamento, auditoria da carga, conferência de documentos dos motoristas e veículos, peso dos veículos, entre outros desafios que ocorrem entre o fechamento da carga e a expedição. Então aí fica a dúvida: É responsabilidade de qual sistema orquestrar os processos e recursos referentes ao pátio?
YMS: A peça que faltava
Foi a partir dessa necessidade, para atender esses desafios que o termo YMS – Yard Management System, surgiu.
A ideia é atender as adversidades presentes no processo de gestão do pátio. Parece simples não é? Só que não.
Cada empresa tem a sua receita de gestão interna do pátio. Dependendo muito do foco da empresa, do gestor logístico e outros fatores que cada empresa vivencia no dia-a-dia.
A propósito, quando se fala de gestão, o objetivo é unânime: reduzir custos. Por esse motivo, é preciso entender os custos envolvidos no processo de gestão do pátio, e geralmente está ligado à estadia dos veículos.
Os custos que ignoramos
Não ter um controle de pátio pode elevar os custos na sua planta logística. Dependendo do volume diário e do fluxo de veículos, a gestão pode sair do controle sem um processo bem mapeado e um sistema de apoio. Isso pode fazer com que alguns veículos (senão a maioria deles) fiquem mais do que o contratado dentro da sua planta, gerando custos extras ao seu setor.
Agora imagine isso todos os dias. O custo se torna imenso. Por esse motivo, ter um bom processo de agendamento e alocação de docas torna-se necessário.
Além disso, empresas que possuem um controle mais exigente, podem necessitar de uma abordagem mais restrita, com auditorias e checagens dos baús, por exemplo.
Outro custo não planejado tende a ser problemas com multas por excesso de carga ou má distribuição entre eixos.
Estes são apenas alguns exemplos de desafios que ocorrem no pátio. Os casos são muitos e podem ser muito diferentes um do outro.
Solucionando o problema
As soluções podem variar muito, mas incluem: auditoria do peso da carga, auditoria de notas fiscais, conferência de documentos, controle de lacre, controle dos agendamentos das docas, posicionamento interno dos veículos na planta (GPS), controle de cargas com produtos químicos ou perigosos, evidências de auditorias diversas, controle de equipamentos, pontas, paletes, reputação de motoristas, etc.. Como mencionado, as variações são muitas.
Todos esses controles e ferramentas são de responsabilidade do YMS. Por esse motivo, deve-se ter em mãos um sistema adaptável e de fácil alteração. O YMS não deve se restringir apenas fazendo a gestão de docas, pois torna o restante do processo engessado. Deve abranger desde o agendamento do motorista até o momento da entrega da carga no destino.
Além disso, um bom sistema de YMS deve fornecer dados através de painéis e gráficos para apoiar sua torre de controle e oferecer mais visão sobre a operação.
Tudo isso tem de ser feito de forma ágil e flexível. Um sistema YMS deve ser principalmente ágil, pois os processos tendem a mudar rapidamente e o sistema deve acompanhar as mudanças.